Jak skonfigurować Shiftly od zera - kompletny przewodnik dla nowych firm

Właśnie założyłeś konto w Shiftly? Świetnie. Ale co teraz?

W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez cały proces - od pustego konta, przez dodanie pracowników, aż po moment, w którym Twój zespół może się już logować i rejestrować czas pracy.

Zanim zaczniesz - co będziesz potrzebować:

• Adres e-mail do rejestracji
• Nazwę swojej firmy lub organizacji
• Listę pracowników (imiona, nazwiska, adresy e-mail)
• Około 20-30 minut wolnego czasu

Nie potrzebujesz żadnej wiedzy technicznej.

Krok 1: Rejestracja i potwierdzenie adresu e-mail

Wejdź na Panel internetowy i wypełnij formularz rejestracyjny:

• Imię i nazwisko - Twoje dane jako właściciela konta
• Adres e-mail - na ten adres trafi link aktywacyjny
• Hasło - minimum 8 znaków, użyj silnego hasła, w razie potrzeby zapisz je

Po kliknięciu Zarejestruj się sprawdź skrzynkę e-mail. Powinieneś dostać wiadomość z tematem "Potwierdź swój adres e-mail". Kliknij przycisk w wiadomości - i gotowe, konto jest aktywne.

Nie dostałeś e-maila? Sprawdź folder spam. Jeśli tam też nie ma, poczekaj do 15 minut, czasem skrzynki potrzebują trochę czasu aby przetworzyć wiadomość. Jeśli po tym czasie wiadomości dalej nie ma, skorzystaj z opcji "Wyślij ponownie link aktywacyjny".

Krok 2: Uzupełnianie profilu organizacji

Po pierwszym zalogowaniu zobaczysz kreator konfiguracji. To tutaj ustawisz podstawowe informacje o swojej firmie.

Wypełnij:

• Nazwa organizacji - np. "Piekarnia Kowalski" lub "Studio Kreatywne XYZ". Ta nazwa pojawi się w raportach i powiadomieniach dla pracowników.
• Strefa czasowa - wybierz właściwą, żeby godziny rejestracji czasu pracy były prawidłowe. Dla Polski: Europe/Warsaw.
• Waluta - jeśli korzystasz z modułu budżetów i wydatków.
• Standardowe godziny pracy - np. 8:00 - 16:00. To ustawienie wpływa na obliczanie nadgodzin i raportowanie.

Kliknij zapisz i przejdź dalej.

Krok 3: Role i uprawnienia - kto co może robić

Zanim dodasz pracowników, warto zrozumieć jak działa sytem ról w Shiftly. Masz do dyspozycji cztery poziomy dostępu:

Możesz dostosować uprawnienia każdej roli w Ustawienia -> Role i uprawnienia. Na przykład możesz zdecydować, że Menadżer może zatwierdzać urlopy, ale nie może usuwać pracowników.

Na start wystarczy domyślna konfiguracja - zawsze możesz ją zmienić później.

Krok 4: Typy zatrudnienia

Zanim dodasz pierwszego pracownika, przejdź do Ustawienia -> Typy zatrudnienia i utwórz typy pasujące do twojej firmy.

Przykłady:

• Umowa o pracę (pełen etat)
• Umowa o pracę (1/2 etatu)
• Umowa zlecenie
• B2B

Każdy typ zatrudnienia pozwala ustawić m. in. wymiar godzinowy i sposób naliczania urlopów. Jeśli wszyscy twoi pracownicy są na etacie - wystarczy jeden typ.

Kliknij Dodaj typ zatrudnienia, wypełnij nazwę i parametry, zapisz.

Krok 5: Dodanie pracowników

Teraz czas na najważniejszy krok - dodanie twojego zespołu.

Przejdź do Pracownicy w menu bocznym i kliknij Dodaj pracownika.

Wypełnij formularz:

• Imię i nazwisko - obowiązkowe
• Adres e-mail - na ten adres trafi zaproszenie do systemu (jeśli zaznaczysz że chcesz aby pracownik miał utworzone konto)
• Rola - wybierz z listy (Pracownik, Menadżer, itd.)
• Typ zatrudnienia - ten, który skonfigurowałeś w poprzednim kroku
• Data zatrudnienia - od kiedy pracownik ma obowiązującą umowę

Pozostałe pola (numer telefonu, stanowisko, oddział) możesz uzupełnić później.

Kliknij Zapisz. Pracownik pojawia się na liście, ale jeszcze nie ma dostępu do systemu - to zmieni się w następnym kroku.

Masz dużo pracowników? Na ten moment dodaj ręcznie kilku kluczowych (siebie, menadżerów). Resztę możesz zapraszać partiami przez e-mail i plik CSV.

Krok 6: Zaproszenie zespołu do systemu

Każdy pracownik musi sam ustawić hasło i zaakceptować zaproszenie. Shiflty wysyła mu w tym celu e-mail.

Aby wysłać zaproszenie:

1. Przejdź do Pracownicy
2. Kliknij na wybranego pracownika
3. Kliknij Wyślij zaproszenie

Pracownik otrzyma e-mail z linkiem. Po kliknięciu ustawi własne hasło i od razu zaloguje się do systemu.

Możesz też zaprosić kilka osób naraz - zaznacz je na liście i użyj opcji Wyślij zaproszenia (zaznaczeni).

Co widzi pracownik po pierwszym logowaniu? Widzi swój pulpit, może sprawdzić harmonogram i złożyć wniosek urlopowy. Nie widzi danych innych pracowników, raportów ani ustawień - chyba że przyznasz mu odpowiednie uprawnienia.

Krok 7: Podstawowa konfiguracja bezpieczeństwa

Shiftly pozwala rejestrować czas pracy na kilka sposobów. Zanim Twój zespół zacznie się logować, zdecyduj których chcesz używać:

Opcja A - Web Punch (najprostsza na start) - pracownik loguje się do systemu i klika rozpocznij/zakończ pracę/przerwę. Wymaga włączenia opcji przy ustawieniach pracownika.

Opcja B - Kiosk (telefon/tablet przy wejściu) - Pracownicy przychodząc do pracy na telefonie logują się na swoje konto i generują unikalny kod QR ważny tylko przez kilka sekund i skanują go na "Kiosku" przy wejściu.

Aby skonfigurować: Czytniki -> Dodaj czytnik -> Tryb kiosku

Opcja C - Czytnik RFID/NFC - Dla firm, które chcą fizycznych kart dostępu. Wymaga zakupu czytnika i konfiguracji identyfikatorów. Czytniki i identyfikatory będą dostępne w ofercie wkrótce.

Opcja D - Skaner twarzy - Utwórz pierwszy skan twarzy danego pracownika, następnie przy wejściu umieść telefon/tablet z uruchomionym skanerem twarzy.

Opcja E - Manualne wpisywanie czasu pracy - po przyznaniu pracownikowi dostępu do manualnej edycji czasu pracy, może on sam uzupełniać w swoim kalendarzu kiedy i ile pracował, można włączyć wymaganie zatwierdzenia wpisu ręcznego przez przełożonego.

Metody można zmieniać i łączyć w dowolnym momencie.

Krok 8: Pierwsze logowanie pracownika - sprawdź czy wszystko działa

Zanim powiesz zespołowi "zaczynajcie", przetestuj sam:

1. Otwórz aplikację jako pracownik (możesz użyć trybu incognito lub drugiego konta)
2. Zaloguj się danymi testowego pracownika
3. Kliknij Rozpocznij pracę
4. Sprawdź czy w module Obecność pojawił się wpis

Jeśli tak - gratulacje, konfiguracja działa poprawnie.

Co dalej?

Masz już działający system. Twój zespół może się logować, rejestrować czas pracy i składać wnioski urlopowe.

Ale to dopiero początek. W kolejnych artykułach pokażę Ci jak w pełni wykorzystać każdy moduł Shiftly:

• Moduł Pracowników - profile, historia zatrudnienia, dokumenty
• Grafiki zmianowe - tygodniowe planowanie, zamiany zmian
• Urlopy - typy, limity, zatwierdzanie, bilans roczny
• Raporty - eksport do CSV i PDF, raporty miesięczne
• Projekty i Kanban - zarządzanie zadaniami dla całego zespołu

Najczęstsze pytania na starcie

Czy mogę zmienić rolę pracownika po dodaniu? Tak. Wejdź w profil pracownika -> Edytuj -> zmień rolę. Zmiana jest natychmiastowa.

Pracownik nie dostał e-maila z zaproszeniem. Sprawdź folder spam po jego stronie. Jeśli tam nie ma - wejdź w profil pracownika i kliknij Wyślij zaproszenie ponownie.

Dodałem pracownika z błędnym e-mailem. Wejdź w profil -> Edytuj -> popraw adres -> Wyślij adres.

Czy mogę przetestować system zanim zaproszę cały zespół? Tak. Możesz dodać siebie jako "testowego pracownika" z innym adresem e-mail i sprawdzić jak wygląda widok pracownika.

Ile czasu zajmuje wdrożenie dla 20-osobowego zespołu? Przy sprawnym działaniu - około 1-2 godzin na konfigurację i wysłanie zaproszeń. Pracownicy potrzebują dosłownie 3 minut żeby zaakceptować zaproszenie i się zalogować.

Masz pytania dotyczące konfiguracji? Napisz do nas - chętnie pomożemy.